Sachbearbeitung

Vorgelagerte und automatisierte Ausleseprozesse

Unsere Sachbearbeitungstätigkeiten

Hier spiegelt sich die ganze Leistungsfähigkeit von INFOSCAN wider: Wo andere Dienstleister ausschließlich manuell an die Sachbearbeitung oder die Erfassung von Papierbelegen herangehen, setzen wir auf vorgelagerte und automatisierte Ausleseprozesse. So scannen wir die Belege nach Möglichkeit vor der Bearbeitung ein, lesen die Inhalte automatisiert aus und sind so in der Lage, Ihre Unterlagen wesentlich schneller und kostengünstiger zu bearbeiten. Diese Vorgehensweise zahlt sich insbesondere bei der Erfassung von großvolumigen Rücklaufaktionen, Kundenbefragungen oder sonstigen kundenindividuellen Eingängen aus.

Selbstverständlich übernehmen wir auch die Sachbearbeitung Ihres internen und externen Kundendienstes und binden diese in Ihren existierenden Workflow ein. Direktanbindungen an die SAP-Systeme unserer Kunden gehören  für uns dabei genauso zum „daily business“ wie die Verknüpfung der Bild- und Erfassungsdaten.

Unsere Leistungen

  • Sachbearbeitung, Prüfung und Erfassungsdienstleistungen
  • Nach Möglichkeit vorgelagerte Digitalisierung Ihrer Unterlagen
  • Automatisierte Erkennungs- und Ausleseprozesse
  • Lieferung der Ergebnisdaten in Ihr existierendes System
  • Beratungsleistungen mit dem Ziel der Optimierung Ihres bestehenden Prozesses
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Rechnungsverarbeitung

Hochwertiger Verarbeitungs-Prozess

Wir verarbeiten für mehrere Global-Player bereits seit etlichen Jahren unterschiedlichste Arten von Kreditorenrechnungen und liefern die finalen Bild- und Rechnungsdaten in diverse Kundensysteme. Die Zahl der verarbeiteten Rechnungen variiert pro Kunde zwischen 400 und 2.000 Stück pro Tag – alle werden durch unseren bewährten INFOSCAN-Prozess qualitativ hochwertig verarbeitet und auf Positionsebene ausgelesen. Ausgewählte Rechnungen können auf Wunsch direkt in automatisierte Buchungsläufe übergeben werden.

Ihre Vorteil

Ihre Buchhaltung muss Rechnungen nicht mehr manuell erfassen und auch Ihr Freigabeprozess lässt sich schlanker und effektiver abwickeln. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Kosten.

Unsere Leistungen

  • Aufbereiten und Scannen Ihrer papierhaften Eingangsrechnungen
  • OCR-Erkennung und Auslesen der Rechnungsinhalte auf Positionsebene
  • Manuelle Qualitätsprüfung und bei Bedarf Nacherfassung einzelner Bereiche
  • Bereitstellung der Bild- und Rechnungsdaten zum Import in Ihr Work-Flow-System
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Reisekostenprüfung- und Erfassung

Ausführliche fachliche Prüfung der Reisekosten

Gerne übernehmen wir für Sie die Erfassung und die Prüfung Ihrer eingereichten Reiseabrechnungen und stellen Ihnen die Ergebnisse in Ihrem Zielsystem bereit. Um den steuerlichen Vorschriften ordnungsgemäß Rechnung zu tragen, geben wir die Zahlungen erst nach ausführlicher fachlicher Prüfung durch unsere langjährigen Mitarbeiterinnen frei. Selbstverständlich stehen diese Ihren Angestellten über eine speziell eingerichtete Hotline für Rückfragen rund um die Reisekostenabrechnung zur Verfügung.

Sie profitieren nicht nur durch das vorhandene INFOSCAN Know-How, sondern auch von der Optimierung Ihres internen Reisekostenprozesses. Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen die Reisen nicht mehr langwierig selbst erfassen sondern leiten die Reisebelege einfach an uns weiter. Dabei unterstützen wir sie natürlich über unser Online-Portal, das genau auf die jeweiligen Anforderungen Ihres Unternehmens eingeht.

Analysen unserer Kunden haben ergeben, dass diese durch die Vergabe der Vollprüfung an INFOSCAN nicht nur ihre internen Prozesse verschlanken konnten, sondern sich die Auszahlungsbeträge an die Reisenden um rund 10% reduziert haben.

Unsere Leistungen

  • Prüfen der eingereichten Belege gegen Ihre interne Reisekostenrichtlinie
  • Erfassung der Reisen in SAP oder sonstigen Kundensystemen
  • Scannen der eingereichten Belege und Verknüpfen mit der Reise
  • Kontaktaufnahme mit dem Reisenden bei fehlerhafter Abrechnung
  • Online-Portal zur schnelleren Kommunikation mit den Reisenden
  • Übernahme von Hotline-Diensten bei Nachfragen
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